Jednací řád podle § 8 odst. 2 zákona o dodavatelských řetězcích
I. Vytvoření a účel postupů pro podávání a vyřizování stížností
Společnost Miele vytvořila v souladu s § 8 zákona o dodavatelských řetězcích přiměřené postupy pro podávání a vyřizování stížností. Postupy pro podávání a vyřizování stížností umožňují osobám upozornit na lidskoprávní a ekologická rizika nebo také na porušování povinností týkajících se lidských práv a životního prostředí, ke kterým došlo ekonomickou činností určitého podniku ve vlastním provozu nebo u jeho bezprostředního či zprostředkovaného dodavatele.
II. Příslušnost a kontaktní údaje
Místem pro podávání a vyřizování stížností je osoba externího důvěrného právního zástupce (ombudsmana) s kontaktními údaji:
Dr. Carsten Thiel von Herff, LL.M.
Loebellstraße 4
D – 33602 Bielefeld
Pevná linka: +49 521 557 333 0/mobilní tel.: +49 151 582 303 21
E-mail: ombudsmann@thielvonherff.de
Platforma pro oznamování: www.report-tvh.com
Domovská stránka: www.thielvonherff.de
Tento důvěrný právní zástupce vykonává svou činnost jako samostatná a nezávislá osoba. Je nestranný a nepodléhá žádným pokynům ze strany podniku ohledně obsahového řešení případů. Důvěrný právní zástupce je vázán mlčenlivostí. Pokud si to oznamující osoba přeje, ctí důvěrnost její identity.
III. Postupy pro podávání a vyřizování stížností
Důvěrný právní zástupce stížnost přijme a případně s oznamující osobou projedná patřičné okolnosti. V každém případě oznamující osoba obdrží potvrzení o přijetí.
Důvěrný právní zástupce ověří, jestli mohlo dojít k porušení povinností ve smyslu zákona o dodavatelských řetězcích nebo k přestupku proti jiným zákonům či interním pravidlům. Bude-li pro to k dispozici dostatek opěrných bodů, předá předloženou skutkovou podstatu v přípustné formě dotyčnému podniku k prošetření, které operativně provede oddělení pro dodržování předpisů. Důvěrný právní zástupce sám žádné šetření neprovádí, aby neohrozil svou neutralitu.
Podnik oznámení zpracuje za dodržení zákona a interních pravidel a s ohledem na zájmy všech zúčastněných. Prošetření má být provedeno rychle a bez větších přerušení.
S osobami, které jsou prošetřením dotčeny, se musí jednat férově a s respektem. Pro všechny dotčené platí presumpce neviny. Musí být ctěno právo na vyslechnutí. Proto jsou dotčené osoby informovány o přijetí oznámení co nejdříve a dále jsou informovány o svých právech na přístup k údajům a jejich opravu. Existuje-li však vážné riziko, že informováním bude prošetřování oznámení ohroženo, lze informování posunout na dobu po uzavření šetření, resp. na dobu, kdy již takové riziko nehrozí.
Právní posouzení prošetřené skutkové podstaty a stanovení vhodných opatření za účelem eliminace a zamezení nekorektních obchodních praktik provede dotčený podnik, který k tomu může přizvat důvěrného právního zástupce. Opatřeními mohou být například přiměřené občanskoprávní kroky nebo zapojení úřadu. I za situace, kdy v konkrétním případě nejsou zjištěny žádné přestupky, mohou být předloženy návrhy na změny pracovních a obchodních procesů nebo změny organizačních a jednacích předpisů.
Osoba, která důvěrnému právnímu zástupci oznámení předložila, se u něj může kdykoliv informovat o stavu. Do tří měsíců po přijetí oznámení obdrží zprávu o následných opatřeních týkajících se oznámení. Nejpozději po uzavření procesu bude důvěrným právním zástupcem v rámci zákonných mezí informována o výsledku.
IV. Ochrana osoby předkládající oznámení
Osoba předkládající oznámení je zásadně chráněna před diskriminačními nebo disciplinárními opatřeními. Jakékoliv mstivé jednání namířené proti ní není tolerováno. Při známkách mstivých opatření proti oznamující osobě je nutné neprodleně zapojit důvěrného právního zástupce.
Pokud důvěrný právní zástupce ujistil oznamující osobu o mlčenlivosti, nebude bez jejího svolení zveřejňovat podniku ani třetím osobám její jméno a identitu. Má-li být důvěrný právní zástupce vyslýchán v trestním, občanskoprávním nebo jiném řízení jako svědek, zveřejní jméno a identitu oznamující osoby jen za podmínky, že mu to bude písemně povoleno jak oznamující osobou, tak i podnikem.
Přání oznamující osoby o ochraně její identity je v rozporu se zájmem osob dotčených oznámením na zveřejnění skutkové podstaty. Proto se také netoleruje vědomé zneužití možnosti podávat stížnosti a oznámení. Důvěrný právní zástupce má oznamující osobu při prvním rozhovoru upozornit na to, že v případě záměrného zneužití postupů pro podávání a vyřizování stížností smí být její identita podniku zveřejněna.
V. Ochrana osobních údajů
Důvěrný právní zástupce zajistí, aby byly dodržovány zákonné povinnosti uchovávání a také ustanovení o ochraně osobních údajů. Zjištěné osobní údaje jsou omezeny na údaje o identitě, funkci a kontaktních údajích oznamující a dotčených osob a také na další osobní údaje nezbytně potřebné pro zpracování skutkové podstaty. Kromě nich jsou ukládány jen oznámené skutečnosti, údaje o zpracování, dalším sledování oznámení a kontrolní zprávy.
Pro osobní údaje zaznamenané v rámci oznamování a šetření činí lhůta pro uchovávání dva měsíce po uzavření šetření. Tato lhůta je patřičně prodloužena v případě, má-li na uzavření šetření navázat disciplinární nebo soudní řízení či jiné spory, pro které je nutné tyto údaje použít.
Osoba pověřená ochranou osobních údajů v jednotlivých turnusech kontroluje, že jsou postupy pro podávání a vyřizování stížností ve shodě s ochranou osobních údajů.
VI. Efektivita postupů pro podávání a vyřizování stížností
Efektivita postupů pro podávání a vyřizování stížností se ověřuje jednou ročně a také na zvláštní podnět, například když podnik musí počítat se zásadně změněným nebo zásadně rozšířeným stavem rizik ve vlastním provozu nebo u bezprostředního dodavatele, například v důsledku zavádění nových produktů, projektů nebo nového obchodního odvětví.